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Praktika

Blue-Book-Praktikumsprogramm

Diese Website steht in Deutsch, Englisch und Französisch – den drei Arbeitssprachen der Europäischen Kommission – zur Verfügung.

Spezielle Datenschutzerklärung für das Praktikum

Die spezielle Datenschutzerklärung für das offizielle Praktikum bei der Europäischen Kommission, Agenturen und Einrichtungen.

Diese Erklärung bezieht sich auf das Verwaltungssystem für Bewerbungen, um ein offizielles Praktikum im Rahmen des Praktikumsprogramms der Europäischen Kommission zu absolvieren.

Verwaltungssystem für Bewerbungen

Diese Datenschutzerklärung erläutert, wie wir Ihre personenbezogenen Daten sammeln, verarbeiten und schützen, wie diese Informationen verwendet werden und welche Rechte Sie in Bezug auf Ihre Daten ausüben können (das Recht auf Zugriff, Berichtigung und Löschung) etc.).

Das Online-Bewerbungsformular auf dieser Website ist der öffentliche Teil. Das Antragsverwaltungssystem dient zur Verarbeitung personenbezogener Daten, d.h. es unterliegt den geltenden Datenschutzgesetzen (Verordnung (EU) 2018/1725 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 23. Oktober 2018). Diese Datenschutzerklärung ist Teil des Registers des DPO (Data Protection Officer), in dem die grundlegenden Unterlagen der Kommission für Datenverarbeitungsvorgänge zusammengefasst sind. Sie erläutert, wie das System personenbezogene Daten verwendet und wie deren Vertraulichkeit gewährleistet ist.

Wozu werden meine Angaben benötigt?

Die Datenerhebung dient der

  • Identifizierung aller Kandidaten für ein Praktikum an der Europäischen Kommission, an den am Programm beteiligten Agenturen und Stellen im Rahmen eines Service Level Agreements
  • Unterstützung des Auswahlverfahren von Praktikanten
  • Unterstützung der administrativen Verwaltung von Praktikanten (Einstellung, Praktikumsdauer, Definition individueller Rechte, Zuweisung von Stellen)
  • Rückgabekontrolle von Büchern aus der Bibliothek der Kommission
  • Vorbereitung der IT- und technischen Umgebung für die Aufgaben des Praktikanten in seiner Abteilung
  • Vergabe der Zugangsrechte zu Gebäuden und Informatiksystemen der Kommission sowie ihrer Agenturen, soweit dies im Rahmen eines Praktikums erforderlich ist
  • Unterstützung der Finanzmanagementverfahren der Praktikanten
  • Erstellung anonymer Statistiken über Bewerber und Praktikanten
  • Einführung von Unterstützungsmaßnahmen im Fall von Behinderungen und / oder Gesundheitsproblemen
  • Unterstützung bei der regelmäßigen Auswertung des Praktikum, um seine Wirksamkeit, Effizienz, Nützlichkeit und Auswirkung festzustellen
  • Einladung von Kandidaten / Praktikanten zu Veranstaltungen, die für sie bestimmt sind, und falls benötigt, der Ergänzung aller administrativen Voraussetzungen für den Zugang zu und der Teilnahme an der Veranstaltung
  • Versand von Einladungen zu Konferenzen und Veranstaltungen für Praktikanten, durch die Kommission, die Kabinette, das Komitee der Praktikanten und dieVertretungen. Einladungen werden an berufliche oder private Adressen gesendet. Private E-Mail-Adressen werden, insbesondere vor Beginn des Praktikums verwendet, und gegebenfalls während der Praktikumszeit um Praktikanten des Blue Book (BB), die keine professionelle E-Mail-Adresse haben, zu erreichen. In diesem zweiten Fall, müssen die Praktikanten ihre Zustimmung zur Nutzung der privaten E-Mail Adresse ausdrücklich über das Stage Online-Konto geben. Wird eine Nachricht an mehrere Adressaten versandt, müssen die E-Mailadressen in Blindkopie (BCC) angegeben werden.
  • Ausstellung von Praktikumsbescheinigungen und Belege zur Nachverfolgung der beruflichen Laufbahn
  • Förderung des Praktikumsprogramms in seiner Vielfalt und Zugänglichkeit - insbesondere anonyme Sammlung statistische Daten, Fotos / Videos, die während des Praktikums aufgenommen wurden sowiefreiwillige Teilnahmeberichte von Praktikanten aus früheren Sitzungen
  • Kontaktaufnahme im Falle einer Evakuierung oder Evakuierungsübung, um den Geschäftsbetrieb aufrecht zu erhalten

Die Kommission wird Ihre Daten nur zu den oben genannten Zwecken benutzen.

Welche Informationen werden erfasst?

Gemäß den Grundsätzen der Notwendigkeit und Verhältnismäßigkeit werden bei der Registrierung der Antragsteller folgende Informationen über das Online-Tool erhoben

  • Grundlegende personenbezogene Daten (Name, Vorname, zweiter Vorname, Geburtsname, Geschlecht, Familienstand, Staatsangehörigkeit und Geburtsdatum, Geburtsort und -land)
  • Informationen zu Hochschulbildung, Berufserfahrung, Sprachkenntnissen, Forschung oder möglichen Veröffentlichungen sowie Computer- und Büroautomationsfähigkeiten
  • Angaben zu den Motivationen und Vorlieben bezüglich der Art des Praktikums und des Tätigkeitsbereichs;
  • Kontaktdaten (Anschrift, Telefonnummer und E-Mail-Adresse; Name, Anschrift und Telefonnummer der im Notfall zu kontaktierenden Person, EU Login)

Zusätzlich zu diesen Informationen, die die Bewerber online eingeben, sammelt das Praktikantenbüro Dokumente, die die Bewerber in die engere Wahl gezogen haben, um ihre Eignung nachzuweisen

  • Kopie des Reisepasses oder Personalausweises
  • Kopie - und ggf. Übersetzung - der im Antragsformular angegebenen Diplome und Studiennachweise
  • Nachweis der angegebenen Sprachkenntnisse (Kopie der Diplome, Zertifikate)
  • Gegebenenfalls Nachweis über die angegebenen gemeldete Berufserfahrung (Bescheinigung des Arbeitgebers)
  • Gegebenenfalls zusätzlicher Lebenslauf und / oder Referenzschreiben

Falls erforderlich, können die folgenden zusätzlichen personenbezogenen Daten erfasst

  • Vorname, Nachname und Geburtsdatum des Ehepartners und jedes Kindes, damit sie von der Krankenversicherung der Kommission gedeckt werden können
  • Rechtsträgerblatt, Akte eines Dritten und Belege für Reisekosten, elektronisches Foto für die Vorlage der Zugangskarte
  • Beschreibung etwaiger Behinderungen, damit die erforderlichen Maßnahmen zur Barrierefreiheit ergriffen werden können
  • Basierend auf Zustimmung: Testimonials, Gruppen- oder Einzelfotos sowie Videos; In diesem Fall werden die Praktikanten über ihre Rechte sowie über die Einzelheiten der Verarbeitung dieser Daten (Datenverantwortlicher, Ziel, Speicherdauer, Rechte) informiert

Es werden keine Daten zu Rasse oder ethnischer Herkunft, politischen Meinungen, religiösen oder weltanschaulichen Überzeugungen, Mitgliedschaft in Gewerkschaften oder politischen Parteien oder zur Geschlechtsidentität erhoben.

Wie werden meine Daten gespeichert?

Die Datenerfassung und -verarbeitung erfolgt mithilfe von Standard-IT-Ressourcen und der Telekommunikationsinfrastruktur der Kommission.

Die Daten werden in einer relationalen Datenbank auf einem zentralen Server gespeichert und können über eine sichere Webschnittstelle individuell abgerufen werden.

Wer hat Zugriff auf meine Daten?

Sie als betroffene Person sind zur Überprüfung, Berichtigung und Löschung Ihrer persönlichen Daten berechtigt. Wer darüber hinaus Zugang zu Ihren Daten hat, hängt im Wesentlichen von der Art des Praktikums und der Anzahl der Verfahrensstufen ab, die Ihre Bewerbung während des Auswahlverfahrens erfolgreich durchläuft.

Die Mitarbeiter des Praktikantenbüros und die IT-Dienste der Kommission haben Zugriff auf Ihre Daten während des gesamten Verfahrens, abhängig vom Fortschritt Ihrer Akte.

‘Brüsseler Wirtschaft und Beschäftigung‘, die Ausländerbehörde und die belgische Einwanderungsbehörde (betrifft nur ausgewählte Kandidaten, die Staatsangehörige von Nicht-EU-Ländern sind).

Darüber hinaus können Ihre Daten an folgende Dienststellen weitergeleitet werden:

Art des Praktikums

Verfahrensstufe

Personenkreis

Elektronische Daten aus dem Online-Formular

Alle Vorauswahl Alle Bewerber/innen Die Vorauswahlkommission der Bewerber hat Zugang zu elektronischen Daten aus dem Online-Formular und den Belegen.
Verwaltung Auswahl Vorausgewählte und zugelassene Bewerber/innen Zugänglich für die Dienststellen für Humanressourcen der Europäischen Kommission (sowie für Agenturen und Exekutivorgane, die eine Dienstleistungsvereinbarung mit der Kommission unterzeichnet haben)
     

Teilweise zugänglich für alle Kommissionsdienststellen (sowie für Agenturen und Exekutivorgane, die eine Dienstleistungsvereinbarung mit der Kommission unterzeichnet haben). Der Zugang erstreckt sich nicht auf die folgenden Daten: Angaben zum Familienstand, Geburtsdatum, Geburtsort und Geburtsland, Kontaktdaten.

Diese Dienste verwenden diese Daten, um geeignete Kandidaten für die Vergabe von Praktikantenplätzen zu identifizieren.

Übersetzung Auswahl Vorausgewählte und zugelassene Bewerber/innen Zugänglich für die zuständige Sprachabteilung    
Alle Einstellung und Praktikum Ausgewählte Bewerber/innen

Die Personalabteilungen der Europäischen Kommission (sowie die Agenturen und Exekutivorgane, die mit der Kommission ein ANS unterzeichnet haben) haben Zugang dazu.

Während des Praktikums werden bestimmte personnenbezogene Daten entsprechend ihren Aufgaben und Verantwortlichkeiten an andere EK-Dienste (GD HR, BUDG, PMO, DIGIT, OIB) sowie ggf. Ihre Subunternehmer weitergegeben und von diesen verarbeitet. Da die Liste der Subunternehmer dynamisch ist, können Sie sich jederzeit an den Controller wenden, um die aktuelle vollständige Liste anzufordern.

Die professionellen E-Mail-Adressen der Praktikanten werden während der Praktikumszeit im Outlook-Adressbuch der Europäischen Institutionen veröffentlicht und sollten ausschließlich aus rein beruflichen Gründen verwendet werden.

     

Teilweise zugänglich

  • Andere europäische Institutionen: Liste der ausgewählten Bewerber/innen und Praktikanten/Praktikantinnen (Vorname, Nachname, Mittelname(n), Geschlecht, Geburtsdatum und Praktikumszeitraum) zum alleinigen Zweck der Prüfung, ob Bewerber/innen bereits ein Praktikum bei den EU-Organen abgeschlossen haben
  • Die Krankenkasse hat auf Anfrage Zugriff auf die Liste der Praktikanten (Nachname, Vorname, zweiter Vorname und Geschlecht) sowie auf die Daten ihrer Familienangehörigen, die für die von der Kommission angebotene Versicherung angemeldet wurden
  • Die Informatikabteilung der Kommission sowie lokalen Sicherheitsbeauftragten der Gebäude der Kommission (sowie der Agenturen und Exekutivorgane, die eine Dienstleistungsvereinbarung mit der Kommission unterzeichnet haben), die den Zugang zu den Gebäuden der Kommission gewähren: Liste der ausgewählten Bewerber/innen und Praktikanten/Praktikantinnen (EU Login, Vorname, Nachname, Staatsangehörigkeit, Foto, Kontaktdaten, Geburtsdatum, Gültigkeitsdatum des Personalausweises)
     

Daten, die in den Personalverwaltungssystemen der Europäischen Kommission erfasst sind: Vorname, Nachname, Mittelname(n), Geburtsname, Geschlecht, Familienstand, Geburtsdatum, Geburtsort, Geburtsland, Staatsangehörigkeit, gesprochene Sprachen, Praktikumszeitraum, Foto, Angaben enthalten auf Ausweis/Reisepass, Kontaktdaten.

Auf Anfrage dürfen die Daten für Rechnungsprüfungszwecke (durch die Auditstellen der GD EAC, der GD IAS, des OLAF, des Rechnungshofs) offengelegt werden.

Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Die Akten der Praktikanten bis März 2007 werden vollständig aufbewahrt.

Von 2007 (O07) bis 2013 wurden die -Akten der Praktikanten nach fünf Jahren gelöscht, mit Ausnahme von Bewerbungsformularen, Praktikumsangeboten, Zulassungsbescheiden und Praktikumsbescheinigungen. Diese werden 50 Jahre aufbewahrt und dann vernichtet.

Seit 2013 werden die Akten der Praktikanten fünf Jahre lang aufbewahrt. Lediglich die Daten, die nötig sind um Praktikumsbescheinigungen sowie Belege zur Nachverfolgung der beruflichen Laufbahn zu erstellen werden bis zur Vernichtung für 50 Jahre aufbewahrt.

Personenkreis

Daten

Daten aus nicht gültigen Bewerbungen (Doppelbewerbungen, im Entwurfsstadium verbliebene Bewerbungen) Keine Aufbewahrung: diese Daten werden nach Ablauf der Bewerbungsfrist gelöscht.
Bewerber, die bei der Vorauswahl ausgeschieden sind Diese Daten werden zwei Jahre gespeichert. Nach diesem Zeitraum werden alle personenbezogenen Daten der Bewerber gelöscht.
Vorausgewählte Bewerber, die bei der Endauswahl ausgeschieden sind Diese Daten werden zwei Jahre gespeichert. Nach diesem Zeitraum werden alle personenbezogenen Daten der Bewerber gelöscht.
Für ein Praktikum ausgewählte Bewerber

Folgende Unterlagen werden nach Praktikumsende fünf Jahre aufbewahrt

  • vom Bewerber eingereichtes Bewerbungsformular einschließlich aller Anhänge – Kopien von Abschlüssen und Bescheinigungen, Kopie des Reisepasses usw
  • Bewertung und Vorauswahlbogen
  • Praktikumsangebot der Europäischen Kommission
  • Kopie der Praktikumsbescheinigung, die dem Praktikanten nach Ende des Praktikums ausgestellt wird
  • gegebenenfalls Unterlagen zur Bescheinigung der vorzeitigen Beendigung des Praktikums
  • Nachweis der Rechtspersönlichkeit

Folgende Unterlagen werden nach Praktikumsende fünfzig Jahre aufbewahrt

  • Nachweise zum Versicherungsverlauf mit Angaben wie Vor- und Nachname, Mittelname(n), Geburtsdatum, Praktikumszeitraum, Generaldirektion/Dienststelle, bei der das Praktikum abgeleistet wurde, erhaltene Unterstützung

Daten, die im Einklang mit ihren Aufgaben und Verantwortlichkeiten mit anderen EG-Diensten (GD HR, BUDG, PMO, DIGIT, OIB) geteilt werden, werden in den IT-Tools dieser Dienste für die Dauer der gesetzlich festgelegten Aufbewahrungsfristen gespeichert, die in der Finanzordnung vorgesehen sind und die gemeinsame Aufbewahrungsliste der Kommission.

Fotos, Videos und Testimonials von Praktikanten, die aufgrund einer Einwilligung erhalten wurden Die Auszubildenden haben jederzeit das Recht, die Löschung dieser Daten von den Servern und Internetseiten der Kommission zu verlangen und sie nicht in künftige Veröffentlichungen aufzunehmen. Diese Daten werden gespeichert und können maximal 5 Jahre lang verwendet werden. Anschließend werden sie vernichtet.

Wie kann ich auf meine Daten zugreifen?

Als betroffene Person können Sie auf Ihre Daten zugreifen, um deren Richtigkeit zu überprüfen. Da es sich um ein Bewerbungsformular handelt, tragen Sie alle erforderlichen Daten selbst ein. Sie sind darum auch selbst für die Richtigkeit und korrekte Eingabe aller zu machenden Angaben verantwortlich. Es wird davon ausgegangen, dass Sie sich damit einverstanden erklärt haben, diese Informationen mit uns zu teilen, vorbehaltlich der Einschränkungen, die sich aus dieser speziellen Datenschutzerklärung ergeben.

Auf das Online-Bewerbungsformular kann nur während der Bewerbungsphase zugegriffen werden. Während dieser Phase ist der Schreibzugriff auf das Formular (Eingabe und Änderung Ihrer Daten) so lange möglich, wie Sie Ihre Bewerbung noch nicht eingereicht haben. Sobald die Bewerbung elektronisch übermittelt wurde, können Sie keine Daten mehr ändern oder hinzufügen und nur noch im Lesemodus auf das Formular zugreifen.

Nach Ablauf der Bewerbungsfrist können Sie jederzeit auf Ihre Online-Daten zugreifen, aber keine Änderungen mehr vornehmen.

Bei begründeten Anträgen auf Löschung von Daten durch nicht ausgewählte Bewerber löschen wir alle Daten, die Rückschlüsse auf deren Identität zulassen, und bewahren ausschließlich die wichtigsten Daten in anonymisierter Form für statistische Zwecke auf.

Wenn Sie Ihre Bewerbung bereits übermittelt haben, können Sie gegebenenfalls

  • eine Kopie der von Ihnen im Bewerbungsformular gemachten Angaben bei uns anfordern
  • uns eventuelle Änderungen der Kontaktdaten (Postanschrift und/oder E-Mail-Adresse) oder des Familienstands mitteilen
  • uns ersuchen, um Ihre Bewerbung zu annullieren und Ihre persönlichen Daten zu löschen. Bitte beachten Sie, dass Sie sich in diesem Fall nicht noch einmal für denselben Praktikumszeitraum bewerben können

    Alle diesbezüglichen Anträge sind schriftlich an das Praktikumsbüro zu richten.

Wie sicher sind meine Daten?

Folgende Sicherheitsmaßnahmen werden getroffen, um zu verhindern, dass es zu einem Datenmissbrauch oder einem unerlaubten Zugriff auf Ihre Daten kommt

  • Die Erfassung der Online-Daten erfolgt im abgesicherten Modus (über das sichere Hypertext-Übertragungsprotokoll HTTPS). Der Zugriff auf Ihre im Online-Formular enthaltenen Daten ist durch ein Passwort Ihrer Wahl geschützt.
  • Die elektronischen Daten werden im Datenzentrum der Kommission in Luxemburg gespeichert und sind folglich durch die zahlreichen Zugangsschutzsysteme der GD Informatik zur Sicherung der Integrität und Vertraulichkeit der Informatiksysteme der Institution geschützt.
  • Der Zugriff auf persönliche Daten wird mittels Verwaltung der Zugriffsrechte geschützt. Diese Rechte werden entsprechend den Aufgaben, die die Halter dieser Rechte zu erfüllen haben, streng nach dem Prinzip der erforderlichen Kenntnisnahme vergeben
  • Die Zugriffsrechte sind an die Aufgabe und das Amt von Personen gebunden und werden bei etwaigen personellen Änderungen entsprechend angepasst
  • Die Identifikation (das Login) und die Passwörter werden von den gemeinsamen Authentifizierungsdiensten der Europäischen Kommission registriert und verwaltet.

An wen kann ich mich wenden?

Bei etwaigen Fragen oder Beschwerden können Sie sich jederzeit an uns wenden

  • über das Kontaktformular auf dieser Europa-Website oder
  • über unsere Anschrift

Praktikumsbüro

Generaldirektion Bildung, Jugend, Sport und Kultur

Europäische Kommission

1049 Bruxelles/Brussel

Belgien

Sie können auch per E-Mail Kontakt mit der für die Datenverarbeitung verantwortlichen Person aufnehmen: Leiter/in des Praktikumsbüros in der Generaldirektion Bildung, Jugend, Sport und Kultur (GD EAC).

Bei weiteren Fragen oder Beschwerden können Sie sich auch an folgende Personen wenden - vorzugsweise in dieser Reihenfolge

Bei Konflikten können Beschwerden an den Europäischen Datenschutzbeauftragten gerichtet werden: http://www.edps.europa.eu.