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Stages

Programme de stages « Livre bleu »

Ce site est disponible en anglais, français et allemand — les trois langues de travail de la Commission européenne.

Déclaration spécifique relative à la protection de la vie privée concernant les stages

Déclaration spécifique relative à la protection de la vie privée concernant les stages officiels effectués à la Commission européenne et dans des agences et organes de l’UE.

Cette déclaration concerne uniquement le système de gestion des demandes de stages officiels dans le cadre du programme de stages de la Commission européenne.

Système de gestion des candidatures

Cette déclaration de confidentialité explique la raison du traitement, la façon dont nous collectons, traitons et assurons la protection de toutes les données personnelles fournies, comment ces informations sont utilisées et quels droits vous pouvez exercer en relation avec vos données (le droit d'accéder, de rectifier, de supprimer etc.).

Le formulaire de candidature en ligne sur ce site est la partie «publique». Le système de gestion des candidatures sert au traitement des données personnelles, ce qui signifie qu'elles sont soumises à la législation applicable en matière de protection des données actuellement en vigueur (Règlement (UE) 2018/1725 du Parlement européen et du Conseil du 23 octobre 2018). Inscrite dans le Registre du DPD (Délégué à la Protection des données) regroupant la documentation de base de la Commission pour les opérations de traitement des données, cette déclaration de confidentialité explique comment le système utilise les données personnelles et comment leur confidentialité est assurée.

À quelles fins mes informations personnelles sont-elles utilisées?

La collecte de données répond aux objectifs suivants

  • identifier l’ensemble des candidats à un stage auprès de la Commission européenne, des agences et organes qui participent au programme moyennant un Accord de niveau de service (ANS) 
  • servir de support aux procédures de sélection des stagiaires 
  • servir de support aux procédures qui ont trait à la gestion administrative des stagiaires (recrutement, déroulement du stage, définition des droits individuels, affectation à des postes) 
  • contrôler des retours des livres de la bibliothèque de la Commission 
  • préparer l’environnement informatique et technique adéquat à des responsabilités du stagiaire dans son service 
  • attribuer les droits d’accès aux bâtiments et à des systèmes informatiques de la Commission et de ses agences/services, pour autant que nécessaire dans le cadre d’un stage 
  • servir de support aux procédures de gestion financière des stagiaires 
  • établir des statistiques anonymes sur les candidats et les stagiaires 
  • établir la prise de mesures d'accompagnement en cas de handicap et/ou problèmes de santé 
  • servir de support aux évaluations périodiques de l'activité stages ayant pour but de déterminer son efficacité, efficience, utilité et impact 
  • inviter les candidats/stagiaires à des évènements leur destinés et, si besoin, de compléter toutes les conditions administratives nécessaire pour l’accès et la participation 
  • envoyer aux stagiaires des invitations à des conférences et événements qui leur sont adressées. Les invitations peuvent être envoyées par le Bureau des Stages ou par les services des ressources humaines à leurs adresses professionnelles ou privées. Les adresses privées ne peuvent être utilisées que dans deux cas de figure :  avant le début de stage, lorsque les candidats n'ont pas encore le statut de stagiaire, et pendant la durée de stage, uniquement aux stagiaires Blue Book (BB) qui ne disposent pas d'une adresse email professionnelle. Dans le cas des messages envoyés à plusieurs destinataires, les adresses emails doivent être en BCC.
  • délivrer les certificats de stage et les fiches de reconstitution de carrière
  • promouvoir le programme de stage dans sa diversité et son accessibilité - concerne notamment les données statistiques anonymes, les photos/vidéos prises durant le stage et les témoignages volontaires des stagiaires des sessions passées 
  • en tant que point de contact pour des raisons de continuité des opérations et / ou en cas d'exercices d'évacuation

La Commission ne traitera pas vos données à d'autres fins que celles énumérées ci-dessus.

Quelles informations sont-elles recueillies?

Conformément aux principes de nécessité et de proportionnalité, les informations suivantes sont recueillies lorsque les candidats s'inscrivent au moyen de l'outil en ligne 

  • informations personnelles de base (nom, prénom, deuxième prénom, nom de jeune fille, sexe, état civil, nationalité et date de naissance, lieu et pays de naissance) 
  • informations sur les études supérieures, l'expérience professionnelle, les compétences linguistiques, les recherches ou publications éventuelles, ainsi que sur les compétences en informatique et en bureautique 
  • informations sur les motivations et les préférences en ce qui concerne le type de stage et le domaine d’activité 
  • coordonnées (adresse permanente, numéro de téléphone et adresse électronique; nom, adresse et numéro de téléphone de la personne à contacter en cas d’urgence, EU Login)

Outre ces informations introduites en ligne par les candidats, le Bureau des Stages recueille des documents téléchargés par les candidats présélectionnés pour prouver leur admissibilité 

  • copie du passeport ou de la carte d'identité 
  • copie - et traduction, le cas échéant - des diplômes et de la preuve des études déclarés dans l'acte de candidature 
  • preuve des connaissances linguistiques (copie des diplômes, certificats, etc.) déclarées 
  • le cas échéant, preuve d’une expérience professionnelle (attestation de l’employeur, etc.) déclarée 
  • le cas échéant, curriculum vitae complémentaire et/ou lettres de référence

Si nécessaire, les informations personnelles supplémentaires suivantes pourraient être recueillies 

  • prénom, nom et date de naissance du conjoint et de chaque enfant, afin qu’ils puissent être couverts par le régime d’assurance maladie de la Commission 
  • fiche d'entité légale, fichier tiers et justificatifs pour les frais de voyage, photo électronique pour la production de la carte d'accès 
  • description d'éventuels handicaps, afin que les mesures d'accessibilité nécessaires puissent être mises en place 
  • sur base de consentement : témoignages, photos/vidéos de groupe ou individuelles ; dans ce cas les stagiaires seront informés de leurs droits ainsi que des détails de traitement de ces données (responsable du traitement, objectif, durée de sauvegarde, droits)

Aucune donnée n’est collectée sur l’origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les convictions religieuses ou idéologiques, l’adhésion à des syndicats ou à des partis politiques ou l’identité sexuelle.

Comment mes informations sont-elles stockées?

La collecte et le traitement des données se font en utilisant les moyens informatiques standards et l'infrastructure de télécommunication de la Commission.

Les données sont stockées dans une base de données relationnelle sur serveur central, avec un accès individualisé via une interface sécurisée Web.

Qui a accès à mes données à caractère personnel?

En dehors des personnes concernées, qui ont le droit de consulter leurs données à des fins de correction et de suppression, l'accès dépend principalement du type de stage pour lequel vous avez postulé et du nombre d’étapes que vous avez franchies dans le processus de sélection.

Le personnel du Bureau des Stages et les services informatiques de la Commission ont l'accès à vos données tout au long de la procédure, dépendamment de l'état de l'avancement de votre dossier. Le contrôle d’admissibilité est effectué par des comités de présélection composés de fonctionnaires et d’agents.

Bruxelles Economie et Emploi, Office des étrangers et Bureau belge de l'Immigration - concerne uniquement les candidats sélectionnés, ressortissant des pays non-EU.

Vos données peuvent également être transmises aux services suivants:

Type de stage

Étape

Candidats concernés

Données électroniques du formulaire en ligne

Tous Présélection Tous les candidats Le comité de présélection des candidats a l'accès à des données électroniques du formulaire en ligne et les documents justificatifs.
Administratif Sélection Candidats admissibles présélectionnés Les services des ressources humaines de la Commission européenne [ainsi que les agences et organes exécutifs ayant signé un accord de niveau de service (ANS) avec la Commission] y ont accès.
     

Tous les services de la Commission (ainsi que les agences et organes exécutifs ayant signé un ANS) y ont partiellement accès. Les données suivantes ne sont pas accessibles: données relatives au statut civil, date de naissance, lieu et pays de naissance, les informations de contact.

Ces services exploitent ces données afin d'identifier les candidats adéquats en vue de l'attribution de places de stagiaires.

Traduction Sélection Candidats admissibles présélectionnés Le service linguistique compétent y a accès.
Tous Recrutement et stage Candidats retenus

Les services des ressources humaines de la Commission européenne (ainsi que les agences et organes exécutifs ayant signé un ANS avec la Commission) y ont accès.

Pendant le stage, certaines données personnelles sont partagées avec et traitées par d'autres services de la CE (DG HR, BUDG, PMO, DIGIT, OIB) et leurs sous-traitants, conformément à leurs tâches et responsabilités. Vu que la liste des sous-traitants est dynamique, vous pouvez à tout instant contacter le Contôleur pour demander la liste complète la plus récente.

Les emails de travail des stagiaires sont publiés durant la durée de stage dans le Carnet d'adresses Outlook des Institutions Européennes et devraient être utilisés exclusivement pour des raisons purement professionnelles.

     

Partiellement accessibles

  • les autres institutions européennes ont accès, sur demande, à la liste des candidats retenus et des stagiaires (nom, prénom, deuxième prénom, sexe, date de naissance et période de stage), dans le seul but d’identifier les candidats ayant déjà effectué un stage au sein des institutions de l’UE 
  • la compagnie d’assurance maladie/accidents a l'accès, sur demande, à la liste des stagiaires (nom, prénom, deuxième prénom et sexe) ainsi qu'à des données de leurs membres de famille déclarés pour l'assurance offerte par la Commission ;
  • se service informatique et le service de sécurité qui octroie les droits d’accès aux bâtiments de la Commission (ainsi que des agences et organes exécutifs ayant signé un ANS), a l'accès à la liste des candidats retenus et des stagiaires (EU Login, nom, prénom, nationalité, photo, date de naissance, données de contact, et date de validité de la carte d’identité)
     

Données figurant dans les systèmes de gestion du personnel de la Commission européenne: nom, prénom, deuxième prénom, nom de jeune fille, sexe, état civil, date de naissance, lieu et pays de naissance, nationalité, langues parlées, période de stage, photo, données de la carte d'identité/passport, données de contact.

Les données pourraient être divulguées, sur demande, à des fins d’audit (structure d’audit interne des DG EAC et IAS, de l’OLAF, de la Cour des comptes).

Combien de temps mes données à caractère personnel sont-elles conservées?

Les dossiers des stagiaires d'avant 2007 (M07 session), sont gardés dans leur entièreté.

Entre 2007 (O07) et 2013, les dossiers des stagiaires étaient gardés pour 5 ans, à l'exception des formulaires de candidature, d'offres de stage, des lettres d'acceptation et des certificats de stage qui sont gardés pour 50 ans après le stage.

A partir de 2013 les dossiers des stagiaires sont gardés pour 5 ans. Seuls données nécessaires pour la délivrance des certificats de stage et de fiches de reconstitution de carrière sont gardées pour 50 ans avant d'être éliminées.

Qui?

Données

Données des candidatures non valides (doublons, candidatures non finalisées dans le système) Données non conservées: les données sont supprimées après le délai de soumission des candidatures.
Candidats qui ne sont pas présélectionnés Les données sont conservées pendant 2 ans. À l’issue de cette période, toutes les données à caractère personnel des candidats sont supprimées.
Candidats présélectionnés et non retenus lors de la dernière étape Les données sont conservées pendant 2 ans. À l’issue de cette période, toutes les données à caractère personnel des candidats sont supprimées.
Candidats retenus pour les stages

Les documents suivants sont conservés pendant 5 ans après la fin de la période de stage

  • formulaire de candidature du candidat, y compris toutes les annexes (copies des diplômes et certificats, copie du passeport) 
  • fiche d’évaluation et de présélection 
  • offre de stage de la Commission européenne 
  • copie de l’attestation de formation délivrée au stagiaire à l’issue du stage 
  • le cas échéant, correspondance attestant la fin anticipée du stage 
  • preuve de la personnalité juridique

Les documents suivants sont conservés pendant 50 ans après la fin de la période de stage 

  • déclarations de la carrière d’assurance contenant des informations telles que le nom, le prénom, le deuxième prénom, la date de naissance, la période de stage, la direction générale/le service dans laquelle/lequel le stagiaire a travaillé et le montant de la subvention reçue

Les données partagées avec d'autres services de la CE (DG HR, BUDG, PMO, DIGIT, OIB) conformément à leurs tâches et responsabilités sont stockées dans les outils informatiques de ces services pendant la durée des périodes de conservation légalement établies, prévues par le règlement financier et la liste commune de conservation de la Commission.

Les photos, vidéos et témoignages des stagiaires obtenus sur base du consentement À tout moment, les stagiaires ont le droit de demander la suppression de ces données des serveurs et pages internet de la Commission et de ne plus les inclure dans les publications futures.  Ces données seront sauvegardées et pourront être utilisées pendant une période de  5 ans au maximum, puis seront détruites.

Comment puis-je accéder à mes données à caractère personnel?

En tant que personne concernée, vous pouvez consulter vos données à caractère personnel pour en vérifier l’exactitude. Le formulaire que vous soumettez étant, par définition, un formulaire de candidature, vous avez le droit d’introduire vous-même toutes les données requises. En conséquence, vous êtes responsable de l’exactitude et de la saisie correcte de toutes les données fournies. L’hypothèse de départ est que vous avez consenti à partager ces informations avec nous, sous réserve des restrictions établies dans la présente déclaration spécifique relative à la protection de la vie privée.

Le formulaire de candidature en ligne est disponible uniquement durant la période de dépôt des candidatures. Au cours de cette période, vous pouvez accéder au formulaire « en cours » (saisie et modification de vos données) tant que vous n’avez pas soumis votre candidature. Une fois que vous l’avez soumise, vous ne pouvez plus la modifier ou ajouter des données, l’accès étant alors en mode lecture seule.

Après l’expiration du délai de dépôt des candidatures, vous pouvez toujours accéder à vos données en ligne, mais vous ne pourrez plus les modifier.

Dans le cas de demandes justifiées de suppression de données émanant de candidats non retenus, nous supprimons toutes les données permettant de vous identifier, et nous ne conservons que les principales informations anonymes à des fins statistiques.

Une fois que vous avez soumis votre candidature, vous pouvez, le cas échéant 

  • nous demander une copie des données introduites dans votre formulaire 
  • nous avertir de tout changement dans vos coordonnées ou votre état civil (adresse postale et/ou électronique) 
  • nous demander d’annuler votre candidature et de supprimer les informations que nous détenons vous concernant; veuillez noter que, dans ce cas, vous ne pourrez pas introduire de nouvelle candidature pour la même période de stage

    Toutes les demandes doivent être envoyées par écrit au Bureau des Stages.

Comment la sécurité de mes données à caractère personnel est-elle assurée?

Les mesures de sécurité suivantes sont prises afin de garantir que vos données ne font pas l'objet d'abus ou d'un accès non autorisé

  • les données sont collectées en ligne de façon sécurisée en utilisant le protocole HTTPS (Hypertext Transfer Protocol Secure). L’accès à vos données au moyen du formulaire en ligne est protégé par le mot de passe de votre choix.
  • les données électroniques sont stockées dans le centre de données de la Commission à Luxembourg. Elles sont donc protégées par de nombreuses mesures de sécurité mises en place par la direction générale de l’informatique pour préserver l’intégrité et la confidentialité des biens électroniques de l’institution.
  • l’accès aux données à caractère personnel est protégé par la gestion des droits d’accès. Ces droits sont strictement limités par la mission de l’utilisateur, conformément au principe du «besoin d’en connaître»
  • les droits d’accès sont liés aux fonctions et aux postes des personnes. Ils font donc constamment l’objet de mises à jour à mesure que de nouveaux fonctionnaires sont affectés à certaines tâches ou que d’autres sont réaffectés à des tâches différentes
  • les noms d’utilisateur et les mots de passe sont enregistrés et gérés par les services conjoints d’authentification de la Commission européenne

À qui puis-je m’adresser?

Si vous avez des questions ou des réclamations, vous pouvez nous contacter en utilisant 

Bureau des stages

Direction générale Éducation, jeunesse, sport et culture

Commission européenne

1049 Bruxelles

Belgique

Vous pouvez également envoyer un courriel au responsable du traitement des données, c’est-à-dire le chef du Bureau des Stages à la direction générale de l’éducation, de la jeunesse, du sport et de la culture (DG EAC).

Si vous avez d’autres questions ou réclamations, vous pouvez également contacter (de préférence dans l’ordre indiqué ci-dessous)

En cas de litige, vous pouvez adresser vos plaintes au Contrôleur européen de la protection des données (CEPD): http://www.edps.europa.eu